Gestire gli adempimenti burocratici di una struttura ricettiva può richiedere molto tempo, soprattutto quando ogni giorno è necessario raccogliere i dati degli ospiti, inserirli nel portale della Polizia di Stato Alloggiati Web e compilare anche le rilevazioni turistiche obbligatorie per l'ISTAT.

Per hotel, B&B, case vacanza e property manager, utilizzare strumenti separati significa spesso perdere tempo, aumentare il rischio di errori e dover accedere continuamente a portali complessi e poco intuitivi.

Con il channel manager Octorate, invece, tutto questo processo può essere automatizzato e gestito da un unico sistema.

BASTA saltatare da un sistema all'altro

Raccolta automatica dei dati degli ospiti

Uno degli aspetti più pratici del sistema Octorate è la possibilità di inviare automaticamente agli ospiti un link dedicato prima del check-in.

Attraverso questo link, gli ospiti possono inserire in autonomia tutti i dati anagrafici richiesti dal portale Alloggiati Web della Polizia di Stato:

• nome e cognome (gia rilevata in automatico dalla prenotazione)
• data e luogo di nascita
• cittadinanza
• documento di identità (solo per il capofamiglia o capogruppo)
• date di soggiorno (gia rilevate in automatico dalla prenotazione)

In questo modo la struttura evita di dover trascrivere manualmente i dati ricevuti al check-in, riducendo notevolmente errori di battitura e tempi operativi.

Di seguito come capire subito se tu, o i tuoi ospiti in autonomia, avete inserito i dati correttamente.

Invio automatico al portale Alloggiati Web

Una volta raccolti i dati, Octorate può trasmetterli automaticamente al portale Alloggiati Web ogni sera a mezzanotte, nel rispetto degli obblighi previsti dalla normativa italiana.

Questo significa che non è più necessario:

• accedere ogni giorno al portale della Polizia
• inserire manualmente le schedine alloggiati
• controllare continuamente ricevute e caricamenti

L'automazione consente di lavorare in modo più efficiente e di ridurre il rischio di dimenticanze o ritardi negli invii.

Invio automatico anche all'ISTAT

I dati raccolti per la comunicazione alla Polizia vengono utilizzati automaticamente anche per le rilevazioni statistiche obbligatorie verso l'ISTAT.

Grazie a un sistema centralizzato, le informazioni degli ospiti vengono quindi inviate anche agli enti statistici regionali senza dover reinserire gli stessi dati una seconda volta.

Questo rappresenta un enorme vantaggio operativo perché evita duplicazioni, incongruenze e perdite di tempo.

Di seguito la schermata di inserimento dati per te e come la vedono invece i tuoi ospiti attraverso il link inviato.

Un unico sistema per restare a norma

Utilizzare un solo gestionale per Alloggiati Web e ISTAT è fondamentale per lavorare in modo ordinato e conforme alle normative.

Quando i dati vengono gestiti su piattaforme diverse, aumenta il rischio di:

• errori nei nominativi
• dati incoerenti tra Polizia e ISTAT
• omissioni negli invii
• perdita di tempo operativo

Con Octorate, invece, tutte le informazioni vengono centralizzate in un unico ambiente, semplificando il lavoro quotidiano dello staff e migliorando il controllo delle procedure.

Addio agli accessi continui ai portali burocratici

Chi gestisce una struttura ricettiva conosce bene quanto possano essere complessi e poco pratici i portali Alloggiati Web e ISTAT.

Dover effettuare continuamente login, inserire manualmente dati e verificare gli invii può diventare un'attività lunga e stressante, soprattutto in presenza di molti check-in giornalieri.

Per questo motivo sempre più strutture scelgono di utilizzare un sistema integrato come Octorate, che consente di:

• gestire tutto da un solo accesso
• automatizzare gli invii obbligatori
• ridurre il lavoro amministrativo
• minimizzare gli errori
• risparmiare tempo ogni giorno

Automatizzare l'invio delle schedine alloggiati e delle comunicazioni ISTAT non significa soltanto risparmiare tempo, ma anche lavorare in modo più sicuro, preciso e professionale.

Grazie a Octorate, le strutture ricettive possono raccogliere automaticamente i dati degli ospiti, inviarli al portale Alloggiati Web della Polizia e trasmetterli anche all'ISTAT attraverso un unico sistema integrato, semplice da utilizzare e pensato per ridurre al minimo la gestione burocratica quotidiana.