Attenzione alle prenotazioni "Paga Ora" gestite da Expedia

Expedia sta comunicando ai propri partner ricettivi italiani importanti aggiornamenti relativi alla gestione delle fatture per le prenotazioni effettuate tramite il modello Expedia Collect (anche noto come Paga Ora).

Le modifiche riguardano tutte le strutture ricettive con partita IVA, come hotel, B&B, affittacamere, residence e case vacanze imprenditoriali, che ricevono prenotazioni attraverso il canale Expedia Collect.

Secondo quanto comunicato da Expedia, la normativa italiana in materia di fatturazione elettronica prevede che, nelle operazioni tra soggetti titolari di partita IVA, la fattura debba essere emessa e trasmessa elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Per le prenotazioni gestite con il modello Expedia Collect, Expedia richiede quindi alle strutture italiane di emettere una fattura elettronica intestata a Expedia e trasmetterla attraverso lo SdI.

In pratica, per tutte le prenotazioni con pagamento anticipato gestito da Expedia, la struttura non dovrà più limitarsi alla documentazione interna della prenotazione, ma dovrà verificare che venga correttamente emessa la relativa fattura elettronica secondo le indicazioni fornite.

Quali prenotazioni sono coinvolte?

Le nuove disposizioni riguardano esclusivamente le prenotazioni effettuate con il modello:

• Expedia Collect
• Paga Ora

Non sono invece interessate le prenotazioni con modello:

• Hotel Collect
• Pagamento presso la struttura

Per queste ultime continuano ad applicarsi le procedure normalmente utilizzate dalla struttura.

I dati da inserire nella fattura elettronica

Per le prenotazioni Expedia Collect, Expedia richiede che la fattura elettronica venga emessa utilizzando i seguenti dati:

Cliente / Ragione Sociale
Travelscape, LLC

Indirizzo
5000 W. Kearney Street, Springfield, MO 65803 USA

Partita IVA
18214021000

Codice destinatario SdI
594Y1O9

È consigliabile verificare con il proprio commercialista la corretta compilazione del documento fiscale e la gestione dell'IVA applicabile al caso specifico.

Quali sono i rischi in caso di mancata emissione?

Expedia evidenzia che la mancata emissione delle fatture elettroniche secondo la normativa italiana può comportare conseguenze fiscali e sanzioni previste dalla legislazione vigente.

Inoltre, la società informa che, in caso di mancato adeguamento, potrebbe essere necessario trasmettere alle autorità fiscali italiane i dati relativi alle strutture e alle relative transazioni.

Per questo motivo è opportuno verificare quanto prima le proprie procedure amministrative e assicurarsi che tutte le prenotazioni Expedia Collect vengano gestite correttamente dal punto di vista fiscale.

Verificare anche i dati presenti su Partner Central

Oltre agli aspetti legati alla fatturazione, Expedia invita le strutture italiane a controllare che le informazioni presenti nel portale Partner Central siano aggiornate e corrette.

In particolare è importante verificare:

• Partita IVA italiana;
• Ragione sociale della struttura;
• Indirizzo legale;
• Dati anagrafici associati all'account.

Mantenere queste informazioni aggiornate aiuta a evitare errori amministrativi e possibili problematiche nella gestione delle fatture.

Cosa fare subito

Per adeguarsi alle nuove richieste, le strutture ricettive dovrebbero:

1. Identificare tutte le prenotazioni gestite con modello Expedia Collect.
2. Verificare con il proprio commercialista le modalità corrette di emissione della fattura elettronica.
3. Emettere le fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI) utilizzando i dati forniti da Expedia.
4. Controllare e aggiornare i dati presenti su Partner Central.
5. Formare il personale amministrativo affinché distingua correttamente le prenotazioni Expedia Collect da quelle Hotel Collect.

L'aggiornamento comunicato da Expedia rappresenta un importante adeguamento operativo per le strutture ricettive italiane. Hotel, B&B e case vacanze con partita IVA che utilizzano il modello Expedia Collect dovranno prestare particolare attenzione agli obblighi di fatturazione elettronica verso Travelscape, LLC, assicurandosi che ogni prenotazione interessata venga correttamente documentata tramite SdI.

Un confronto con il proprio consulente fiscale è fortemente consigliato per verificare il corretto trattamento delle operazioni e garantire la piena conformità alla normativa italiana.